Kimi girişimler prensip olarak, kimi firmalarda kriz yönetimi esaslarına göre çapraz pazarlama da bazen en hesaplı çözümlerden olan mailing (toplu mail – mail marketing) hizmetini tercih ederler. Bu yazımızda hesaplı da olsa kurumsal değerinizi yerin dibine sokabilecek ya da kanuni yaptırımlar nedeni ile başınızı davalar ile belaya sokabilecek bir hizmet dalı olarak mailing hizmetini inceleyeceğiz.
Nelere Dikkat Edilmeli?
Her zaman ucuz hizmet doğru hizmet değildir unutmayın. Yasal hizmet doğru hizmettir ve size hem yeni müşteriler kazandırırken hemde aksaksız işler sunar. Bir kaç noktayı sıralamak gerekirse:
- Mevcut data listesini ne şekilde edindiklerini sorun. Yani webdeb rastgele iletişim sayfalarındaki kurumsal mailler mi sahiden müşteri potansiyeli sağlayacak çözüm ortakları olan platformlardan mı.
- Doğru seçim çözüm ortağı platformlardır ve bir kaçını inceleyin. Örneğin kayıt esnasında varsayılan olarak “mail bildirimleri almak istiyorum gibi” bir ibare var mı? Aksi hali illegal bir çalışma metodudur.
- Gönderilen mail şablonlarından mutlaka size ait bir ya da birden fazla mailede her toplu gönderimde iletilmesini isteyin. Gelen mail şablonlarında “bu haber akışından ayrılmak istiyorsanız tıklayın” gibi bir ibare var mı mutlaka kontrol edin. Aksi hali yine kanunen başınızı ağrıtabilir.
- Kendi mail serverleri var mı kontrol edin ve yok ise uzak durun. Burada belirtmek gereken nokta: kendine ait bir mail serverini toplu mail hizmetinde ip bazlı spam listesine alınmaması çok zor ve dikkat isteyen bir noktadır. SSL güvenlikli iyi bir spama girmemiş mail serveri pro çalışmanın en bariz işaretidir.
- Data örnekleri isteyin. Data; kısaca mailing için kullanılan mailler listesidir. Bu listeden alacağınız örnekler maillerinizin gittiği son kullanıcı profilini görmenizi sağlar ve internetten toplama mı yoksa harbiden bir çözüm ortakları mı var öğrenmenin ilk elden en kolay yoludur.
Özetle mailing hizmeti hafife alınmayacak kadar dikkat isteyen ve bir o kadar pro kadro ve çözüm ortakları gerektiren bir hizmettir. Şahsen şahit olduğum cep telefonu kontör bayilerinde bile el alından mail hizmeti sunmaya çalışan hem yasal olmayan ve hemde sizin başınızı ciddi ağrıtabilecek hizmetlerden uzak durun derim. İlgili kanuni düzenleme konu sonunda yer almaktadır. Bir okumakta fayda var.
Kanuni Zorunlulukları Yerine Getiren Hizmetleri Tercih Edin
Artık duymayan kalmamıştır ancak tekrar kısaca değinmek gerekirse son kullanıcıdan izin alınmadan gerekli alt yapıyı sağlamadan sunulan mail tanıtım hizmetleri illegal sıpamlar olarak nitelendirilmekte ve tanıtım mailinde sizin kurumsal bilgileriniz yer aldığından ötürü yanlış yapılan hizmetlerde genellikle müşteri firmanın başı ağrımakta.
Kanun No: 6563
Elektronik Ticaret Kanunu
- Elektronik Ticaret Kanunu 5 Kasım 2014 Çarşamba günü Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. Kanun 1 Mayıs 2015’te yürürlükte olacaktır.
- Elektronik Ticaret Kanunu(ETK); elektronik ticarete ilişkin esas ve usûlleri düzenlemek üzere çıkarılan kanundur.
- Bu kanun, ticari iletişimi, hizmet sağlayıcı ve aracı hizmet sağlayıcıların sorumluluklarını, elektronik iletişim araçlarıyla yapılan sözleşmeler ile elektronik ticarete ilişkin bilgi verme yükümlülüklerini ve uygulanacak yaptırımları kapsar.
- Kısaca markaların müşteri ile kurduğu her türlü elektronik iletişimi düzenler. (e-mail, sms, faks, IVR vb)
- Elektronik ileti, telefon, faks, otomatik arama makineleri, elektronik posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalar kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve doğrudan pazarlama, reklam, tanıtım, promosyon, yardım ve bağış toplama, araştırma, inceleme, propaganda veya cinsel içerik iletimi gibi amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletileri olarak tanımlanmıştır.
- Kamu kuruluşları ile ticari amaç için faaliyet göstermeyen dernekler ETK kapsamında değildir.
ETK ile pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi
- ETK gereğince firmalar artık elektronik ortamda yaptıkları pazarlama faaliyetlerini ve ticari içerikli gönderimlerini izin aldıkları müşterilerine yapabileceklerdir.
- Bilgilendirme mesajları ve ticari içerikte olmayan gönderimler kanun kapsamı dışındadır. Ancak özel gün tebrikleri ve doğum günü kutlamaları vb. mesajların ticari ileti olarak işlem görüp görmeyeceği çıkacak yönetmelikle belirlenecektir.
- ETK, 1 Mayıs 2015 öncesi izin alınmış müşterilerin izinlerinin geçerli olduğunu belirtmektedir. Çıkacak yönetmelik kapsamında, kendisiyle iletişime geçilmesini herhangi bir şekilde onaylamış ve hizmet sağlayıcı ile arasında mal veya hizmet temini ilişkisi kurulmuş bulunan kişilere gönderilecek ticari elektronik iletiler için ayrıca onay alınmayacağı öngörülmektedir.
- ETK’ya uyum sağlamak için kurumlar izinlerini 1 Mayıs 2015 öncesinde toplayabilirler.
- Müşteri izinleri yazılı ve/veya her türlü elektronik iletişim aracıyla Esas olan izinlerin daha sonradan ispatlanabilir şekilde toplanmasıdır.
- Kanun kapsamında, kurumların daha önceden elektronik ileti gönderilmesi amacı ile oluşturduğu ve ispatlanabilir tüm izinler geçerlidir ve kullanıcılara gönderi yapabilir.
- İzinlerinizi müşterilerinize web sayfanızdan form doldurtarak veya yazılı toplayabilirsiniz.
- Kanun kapsamında farklı tüzel kişiliğe sahip her şirket kendi iznini ayrıca almalıdır. Kardeş şirketten alınan izinler diğer gönderimler için kullanılmamalıdır. Yönetmelikle beraber bu maddeyle ilgili olarak, eğer izinler toplanırken tüm grup şirketler için izin toplanmışsa, alınan izinlerin kardeş şirketler için de geçerli olması beklenmektedir.
Mevcut veri tabanlarının kullanımı
1 Mayıs 2015 tarihinden önce firmalar ve tüketiciler arasında doğrudan mal veya hizmet temini ilişkisi olması kaydıyla, ticari elektronik ileti gönderilmesi amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerinin alınması ile oluşturulan veri tabanlarının onaylı olduğu kabul edilir.Doğum Günü ve Özel Gün Gönderimleri Hakkında
Doğum günü mesajları ve tüm özel günlerde gerçekleşecek gönderimler (kandiller, resmi&dini bayramlar, anneler günü, babalar günü, sevgililer günü, yılbaşı vb.) Elektronik Ticaret Kanunu kapsamında ticari ileti olarak değerlendirilecektir ve gönderim yapılabilmesi için izin alınması gerekmektedir.Esnaf ve tacirlere gönderilecek iletiler
- İleti gönderilecek alıcıların esnaf veya tacir olması halinde, bunlara önceden onay alınmaksızın ticari elektronik ileti gönderilebilir.
- Esnaf ve tacirlerin reddetme hakkını kullanmaları halinde onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemez. Ayrıca gönderilen iletilerde Yönetmelikteki diğer yükümlülüklere uyulması şartı aranır.
1 Mayıs 2015 tarihinden sonra gerçekleşecek gönderimlerde;
- Ticari elektronik iletinin içeriğinde; ticaret unvanı, tescilli marka adı ve işletme adı bilgilerinden en az biri yer alır.
- Kısa mesaj gibi sınırlı alanlar kullanılarak gönderilen ticari elektronik iletide, ticaret unvanına yer verilmesi halinde; unvan, ilgili mevzuat hükümlerine uygun olmak kaydıyla kısaltılarak kullanılabilir.
- İletide, elektronik iletişim aracının türüne bağlı olarak hizmet sağlayıcının telefon numarası, faks numarası, kısa mesaj numarası ve elektronik posta adresi gibi erişilebilir durumdaki iletişim bilgilerinden en az birine yer verilir.
- İletinin başlangıcında, tanıtım ve bilgilendirme gibi ticari iletişimin belirlenebilir olmasını sağlayan bir ibareye yer verilir. Bu ibareye; kısa mesaj yoluyla gönderilen iletilerde iletinin başlangıcında, elektronik posta yoluyla gönderilen iletilerde konu bölümünde, sesli aramalarda ise görüşmenin başlangıcında yer verilir.
- İletide indirim ve hediye gibi promosyonlar ile promosyon amaçlı yarışma veya oyunlar olması halinde, iletinin bu amacının açıkça belirlenebilir olması sağlanır.
- Promosyonların geçerlilik süresi ve alıcının bunlardan faydalanmak için yerine getirmek zorunda olduğu yükümlülüklere ilişkin şartlar, açık ve şüpheye yer vermeyecek şekilde, bu hususlara özgülenmiş bir URL adresi veya müşteri hizmetleri numarası gibi kolay bir şekilde ulaşılabilecek yöntemlerle sunulur.
Ret Hakkı
- Alıcılar diledikleri zaman, hiçbir gerekçe göstermeksizin, ticari elektronik iletileri almayı reddedebilir. Ret hakkının kullanılmış olması verilen onayı bütünüyle geçersiz kılar.
- Hizmet sağlayıcı, alıcının ret bildirimi için iletide, müşteri hizmetleri numarası, kısa mesaj numarası veya yalnızca ret bildirimine özgülenmiş bir URL adresi gibi erişilebilir iletişim adresini vermek zorundadır. İleti; kısa mesaj, elektronik posta, arama, faks gibi hangi yöntemlerle gönderildiyse, ret bildirimi de kolay ve ücretsiz bir şekilde olmak üzere aynı yöntemle sağlanır.
- Bu maddenin ikinci fıkrasında yer alan ret bildirimi için verilen adreslerin önünde bunu belirten kısa bir ibareye yer verir.
- Ret bildirimi imkânı gönderilen her bir ticari elektronik iletide yer alır.
Ret bildiriminin uygulanması
Firmalar, alıcının ticari elektronik iletiyi almayı reddettiğine ilişkin talebinin, kendisine ulaşmasını müteakip üç iş günü içinde alıcıya ticari elektronik ileti göndermeyi durdurur.